Электронный документооборот

Основные возможности Work’sOrganizer

Компьютерная программа электронного документооборота Work’sOrganizer (далее КП) предназначена для:

  • ведение учета работников, их личных (в частности фамилия, имя, отчество, паспортные данные и т.д.) и профессиональных данных (отдел, к которому принадлежит работник, должность, на которой он работает, рабочий, домашний, мобильные телефоны, факс, Skype, ISQ и др.), а также других дополнительных сведений (например, оценка работника, его статус и др.);
  • организации и планирования структуры фирмы (разделение на отделы и подразделения, по которым могут быть закреплены руководители и их заместители);
  • ведение электронного документооборота как внутри фирмы, так и за ее пределами (например, через Интернет), в частности создания, обработки и внедрения имеющихся документов в обращение;
  • контроля и анализа выполняемых и выполненных работ (в частности сохранения и управления сведениями о текущем выполнении каждым работником собственных и делегированных ему задач), а также будущего их планирования;
  • обеспечение эффективного взаимодействия между структурными подразделениями фирмы и всеми ее работниками;
  • идентификации пользователей и распределения их прав и полномочий по созданных и существующих документов и задач.

Доступ к редактированию полей каждого документа / задачи зависит от роли работника (инициатор, контроллер, исполнитель, директор), а также от уровня его полномочий (отсутствуют права, право читать, редактировать, создавать и удалять документы).

Ниже приведен вариант вида документа. Представлены вариант документа Договор набор полей и доступные вкладки конфигурируются под потребности заказчика. В данном варианте предлагаются следующие дополнительные элементы документа договор: дополнительное соглашение, прикрепления, задачи.

Рис. Карточка «Документ».

Для договора предполагается наличие двух сторон (контрагентов). Договор может быть повернутым, если он передавался другой стороне. Устанавливается флажок подписано, если стороны подписали договор. Документ может быть подписан с помощью электронной цифровой подписи. Также документ имеет различные стадии выполнения.

Рис. Дополнительные поля документа договор

К основному договору могут прилагаться дополнительные соглашения которые ее дополнять.

Рис. Карточка «Дополнительное соглашение к договору»

К договору можно назначить задачи. Например, можно назначить работника ответственного за заключение договора. Ход выполнения задания можно отслеживать в журнале заданий.

Рис. Карточка «Задача»

При необходимости, работник может оставлять свой комментарий (пожелания, недовольство и т.п.) относительно выполняемой им роли или любой другой события. Исполнитель также устанавливает соответствующие пометки о ходе выполнения задания (флажок Выполняется, Выполнено, поле Выполнено в процентном измерении и поле Результат)

Каждый работник из списка исполнителей может отчитываться о ходе выполнения своих задач (при необходимости комментируя их). При этом, система автоматически определяет необходимость и возможность отчетности в зависимости от очереди исполнителя в списке исполнителей и имеющихся отказов, задержек в исполнении и т.п..

Напоминание отдельный вариант документа. Создается для того чтобы держать под контролем события и не забыть о определенные задачи.

Рис. Карточка «Напоминание»

Для менеджеров предусмотрено фиксирование звонков. В удобной форме можно зафиксировать результат переговоров с потенциальными или действующими клиентом.